Gestione acquisti
Quando si parla di gestione acquisti, vale il detto che “ogni centesimo risparmiato è un centesimo guadagnato”. Sono proprio le economie potenzialmente ottenibili a spingere le aziende verso l’organizzazione di un processo aziendale acquisti strutturato. Lo scopo è gestire in modo ottimizzato gli approvvigionamenti di beni, semilavorati e servizi necessari per supportare l’attività produttiva e, più in generale, il business dell’azienda in modo efficace, riducendo al minimo i costi e salvaguardare l'investimento dei propri clienti.
S.I.T.I è consapevole che la gestione acquisti impatta sui risultati di business e sui profitti in diversi modi. Sul cash flow e sulla liquidità di breve periodo anzitutto, perché l’incapacità dell’azienda di pagare i fornitori nei tempi giusti compromette la sua sopravvivenza di lungo periodo. Anche la qualità della produzione dipende direttamente dalla gestione acquisti, perché l’azienda che non è in grado di procurarsi materie prime di qualità a prezzi equi è costretta a ripiegare su una produzione di minor pregio, con i danni che ne conseguono in termini di immagine e contenziosi contrattuali. Senza contare, poi, l’impatto che la gestione acquisti ha sul capitale immobilizzato in scorte: una gestione approssimativa comporta la necessità di cautelarsi accumulando materie prime e semilavorati extra e, così facendo, l’azienda rinuncia alla possibilità di investire il capitale in modo più remunerativo.
Tutti questi aspetti fanno ben comprendere la necessità (e l’urgenza) per l’azienda di organizzare un iter di procurement più efficace ed efficiente, monitorando e perfezionando tutti i processi che lo compongono, dalla definizione dei bisogni di materie prime da impiegare nella produzione fino al pagamento delle fatture, passando attraverso le procedure di inventario, la logistica e i trasporti.
Coordinamento
La gestione acquisti è un’attività piuttosto complessa che richiede all’azienda la capacità di saper coordinare correttamente le risorse umane dedicate all’area dell’approvvigionamento, ma anche le applicazioni e i software di organizzazione del magazzino e gestione delle risorse aziendali (tipicamente, l’ERP). Spesso nelle PMI questa attività è solo abbozzata, condensata in un semplice foglio Excel che tiene traccia degli ordini indicando la data, la tipologia di merce acquistata, le sue caratteristiche, le condizioni accessorie dell’acquisto – come la data di consegna prevista o le eventuali garanzie extra – e il prezzo pattuito.
Come viene fatta la gestione acquisti tra ciclo attivo e ciclo passivo
La gestione acquisti è idealmente divisibile in due aree: la gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori (ciclo passivo) e la gestione degli ordini di vendita e dei clienti (ciclo attivo).
Gestione degli ordini di acquisto
In questo caso, lo scopo di un processo aziendale acquisti strutturato è tracciare tutti gli ordini, dalla loro immissione nel sistema fino alla loro evasione, garantendo una gestione coordinata di tutti i processi e i flussi di dati. La gestione in digitale del ciclo passivo, ovvero di tutte le operazioni che vedono coinvolti a vario titolo i fornitori dell’azienda,
Gestione degli approvvigionamenti
Una gestione acquisti efficace va ben oltre la creazione di una wish list di materiali o prodotti necessari per sostenere i cicli della produzione. Per ottenere le condizioni migliori negli approvvigionamenti, S.I.T.I. presidia ogni singolo aspetto del purchase management, in modo da assicurare la massima efficacia senza compromessi sulla continuità del business.
L'utilizzi dei nostri sistemi digitali, assicurano un’operatività fluida, unita a alla trasparenza di processo e a quella tracciabilità che sono ormai indispensabili in azienda. Solo attraverso una gestione digitalizzata, infatti, è possibile ridurre tempi e costi di gestione del ciclo Source to Pay (S2P) sia nella componente Source to Contract (S2C), che ne rappresenta l’area più strategica, sia in quella più operativa del Procure to Pay (P2P). Nel primo ambito rientrano le attività legate alla selezione e alla valutazione delle performance dei fornitori oppure al tracking delle negoziazioni. Del secondo, invece, fanno parte la gestione dei cataloghi, l’emissione dell’ordine, la gestione dei documenti di trasporto e il pagamento dei fornitori. Per massimizzare i benefici dell’eProcurement, l’azienda deve puntare a ottimizzare entrambi gli aspetti.
Il processo di gestione ordini e clienti
La gestione acquisti si caratterizza per un altro aspetto chiave legato al presidio end-to-end del ciclo attivo, ovvero a tutti gli aspetti che riguardano il contatto con il cliente e la gestione ordini. Se si opta per una gestione automatizzata degli ordini di vendita attraverso un OMS (Order Management System), sarà possibile tenere traccia di tutti i flussi informativi e i processi e controllare in ogni momento lo stato di evasione prevenendo ritardi ed errori. Questi sistemi sono generalmente collegati al gestionale o all’ERP attraverso plugin che trasformano gli ordini ricevuti dal front end – un centralino, il sito web, un’app mobile… – in informazioni utili per innescare procedure come la creazione della spedizione, la gestione della logistica e dei trasporti. Il sistema solitamente è strutturato in modo da verificare automaticamente i singoli elementi dell’ordine, come tempi di consegna, disponibilità delle merci a magazzino o prezzo. In questo modo, è possibile sincronizzare al meglio i ritmi della produzione con le reali esigenze del mercato, stabilire tempistiche di evasione veritiere e allertare tempestivamente tutte le divisioni coinvolte nel processo. La filiera potrà essere realmente integrata fornendo feedback rapidi sullo stato di evasione dell’ordine, eliminando ritardi e colli di bottiglia, azzerando o quasi gli imprevisti. La capacità di garantire la massima trasparenza e visibilità sulle diverse fasi del ciclo di gestione degli ordini di vendita permette all’azienda di guadagnare la fiducia del cliente e offrire servizi a valore – come il tracking in tempo reale – che risultano particolarmente apprezzati. .
Naturalmente per noi della S.I.T.I. è fondamentale l’integrazione con i sistemi di gestione della logistica, gli ERP e i software di pianificazione della produzione (MES) permette di allineare al meglio le esigenze della fabbrica con l’opportunità di contenere i costi di approvvigionamento.
k
